Nos conseils pour tes premiers jours de Product Owner

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Félicitations ! Tu as choisi de devenir Product Owner ! Au-delà d'être un métier de passionné(s) du produit, c’est également un rôle challengeant où tu vas devoir relever de nombreux défis. Alors, entre user stories, roadmap, daily meeting, sprint review et backlog refinement... tu as besoin de conseils pour tes premiers pas dans ce fabuleux métier ? Tu es au bon endroit !

Dans cet article, nous te donnerons nos conseils pour tes premiers jours en tant que PO sur : les informations et les interlocuteurs à connaître, les “journées type” et les rituels qui rythment la vie d’un PO, et enfin l'état d'esprit à avoir pour réussir ta mission.  

Connaître ton équipe et ton produit

En tant que Product Owner, ton rôle est central dans l’équipe et tu vas très vite devenir le point de contact privilégié pour tous ses membres. C’est pourquoi nous te recommandons, avant toute chose, de prévoir du temps lors de tes premiers jours à ton poste pour aller à la rencontre de tes interlocuteurs et des différentes parties prenantes de ton produit. En effet, c’est eux qui vont te permettre de comprendre toutes les dimensions de ton rôle et de ton produit.  

L'équipe de développement

On te rassure, tu n’as pas besoin d’être un artiste du code pour travailler avec des développeurs. Ton rôle en tant que PO est d’établir une relation de confiance avec tes développeurs. En effet, c’est eux qui vont construire le produit et tes décisions auront un impact direct sur leur travail. Discuter avec eux va te permettre d’identifier ce qui peut être construit de manière réaliste. Cette estimation va te permettre de prendre des décisions sur ta roadmap produit. C’est notamment pour les développeurs que tu devras veiller à rédiger des User Stories de qualité (nos conseils par ici).  

Le lead développeur

Le Lead Développeur est la personne qui va te renseigner de la manière la plus complète possible sur l’historique du produit : son ancienneté, sa dette technique, mais aussi l’environnement technique du produit. Ces informations sont une véritable mine d’or pour les futurs choix que tu vas faire pour le produit.

Les designers (UX ou Product Designer)

Et oui, eux aussi font partie de ton équipe et ils ont un rôle primordial : améliorer le parcours utilisateurs et le rendre homogène. C’est grâce aux maquettes qu’ils produiront que les développeurs auront également une meilleure compréhension des fonctionnalités à développer.  

Les décideurs / le métier

Il est évidemment nécessaire de rencontrer le métier. Dans certaines grandes organisations, ce sont eux qui définissent les objectifs du produit, les enjeux à prendre en compte et les attentes fonctionnelles qu'ils ont du produit. Bien évidemment, la taille de ton entreprise va également dimensionner ces éléments : les objectifs d'une entreprise de moins de 500 personnes seront différents d'une entreprise de plusieurs milliers d'employés.

Les utilisateurs

Si cela est possible, rencontrer les utilisateurs de ton produit est une véritable mine d'or car ils pourront directement te communiquer leurs attentes sur le produit, quelles fonctionnalités ils utilisent et celles dont ils ne sont pas satisfaits. Si tu ne peux pas rencontrer tes utilisateurs directement, n’hésite pas à contacter ton service de Relation Client qui pourra te donner des informations clés sur le comportement de tes utilisateurs et les points bloquants rencontrés.

En plus de ces rencontres qui te serviront de base pour démarrer ta mission, nous te recommandons également de lire un maximum de documentation disponible sur l’entreprise et le produit (user stories existantes, présentations internes, roadmaps...).  

Une journée type et les rituels en tant que Product Owner

Une journée type pour un PO, en existe-t-il vraiment une ? Même si chaque journée est différente, certaines composantes reviennent régulièrement dans la vie d’un PO, notamment les divers rituels agiles et autres cérémonies, dont voici un petit récapitulatif.  

Le Daily Meeting (ou Stand Up Meeting)

C’est un véritable incontournable lorsqu’on travaille en Agile, le "Daily" est un moment à ne pas négliger. Ce rituel quotidien, à faire le plus tôt possible dans la journée, permet de réunir l’équipe et de partager ensemble les points d’avancement et les blocages que chaque membre de l’équipe a sur le produit. En général, un daily meeting s'articule autour de ces 3 questions :  

  • Qu'est-ce que j'ai fait hier ?
  • Que vais-je faire aujourd'hui ?
  • Quels sont les obstacles que je rencontre dans la réalisation de mes tâches ?

Bien-sûr, en agile, tout le monde s’adapte et on peut trouver différentes manières d’animer ce point de partage qui, dans l’idéal, ne doit pas dépasser les 15 min.  

L’objectif : démarrer la journée avec des objectifs clairs et des solutions identifiées à ses problèmes.

Traitement des tâches urgentes / prise de connaissance des mails  

Être un PO, c’est également être un roi de la priorisation ! Tu vas donc devoir prendre rapidement et régulièrement connaissance de tes mails et tâches urgentes que tu auras à réaliser. Quel que soit ton interlocuteur, tu es le garant de la vision du produit et tu dois être disponible pour fournir les informations manquantes à l’équipe ou aux parties prenantes.  

Gestion et priorisation du backlog  

Enfin, nous abordons la notion de backlog, qui est le meilleur ami du PO. Dans tous les cas, ce sera ton outil de travail quotidien. Pour rappel, le backlog est le recueil de l'ensemble des besoins du client / des décideurs, qui est structuré en fonctionnalités à développer et à intégrer au produit. Sa gestion et sa priorisation sont donc primordiales pour la constitution du produit.  

Pour composer ton backlog, tu vas notamment rédiger des user stories (nos conseils par ici) pour chaque évolution/fonctionnalité qui sera apportée à ton produit. Ces US vont venir composer tes sprints, des itérations de 2 semaines en général, pendant lesquelles l’équipe doit atteindre un objectif fixé lors du sprint planning.  

Après avoir rédigé tes User Stories, tu auras ensuite à les prioriser pour bien organiser l'activité de ton équipe. Pour cela, de nombreuses méthodes existent : MoSCoW, la méthode Kano, ou encore le WSJF. Si tu souhaites creuser d'avantage ce sujet, n'hésite pas à consulter notre article à ce sujet juste ici.  

Le Sprint Planning  

C'est un rituel Agile important qui va te permettre de construire le contenu du sprint à venir. Ton rôle est ici de présenter les nouvelles US que tu auras rédigé à l’équipe. Ensuite, chaque membre de l’équipe estime une complexité de réalisation pour chaque US. Une fois les estimations faites, tu auras à prioriser les US et composer le sprint en fonction des estimations effectuées et de la valeur que la fonctionnalité va apporter au métier et aux utilisateurs. Tu peux animer le sprint planning de différentes manières, dont notamment la méthode du Poker Planning (découvre notre article à ce sujet par ici).  

La Sprint Rétrospective

Ce rituel est tout aussi important que le Sprint Planning. En effet, l'un est consacré à la planification et au lancement d’un sprint, la Sprint Retrospective est quant à elle le point final d’un sprint. Ce rituel permet de réunir les membres de l’équipe pour échanger autour de 4 points essentiels :  

  • Les éléments qui ont fonctionné  
  • Les éléments qui ont échoué  
  • Ce qu’il faut conserver pour le prochain sprint  
  • Ce qu’il faut abandonner pour le prochain sprint  

Ce point d'échange est essentiel pour identifier à chaque sprint les points qu'il faudra améliorer ou conserver pour la gestion de l'équipe et ses activités. Attention cependant à bien timeboxer cet échange et à bien centrer le débat sur les points ci-dessus. Il ne s'agit pas ici de régler des comptes personnels entre membres de l'équipe.

Nos Tips pour des réunions efficaces :

  • Avoir un ordre du jour clair et identifié avant de commencer la réunion
  • A la fin de votre réunion, ne pas hésiter à faire voter les participants sur une note de 1 à 5 afin d'évaluer le ROTI (Return On Time Invested)
  • Toujours sortir d'une réunion avec des objectifs clairs et des actions identifiées
  • Envoyer un compte-rendu résumant les points abordés et les actions à réaliser reliées à leurs acteurs.  
  • Suivre l'avancement des actions décidées à la suite de la réunion.  

L'état d'esprit à avoir en tant que Product Owner

Quelles que soient tes tâches et tes interactions avec ton équipe, nous te conseillons de garder en tête les conseils ci-dessous qui te permettront d’avoir le bon mindset pour réussir ta mission de Product Owner.  

Privilégier la vision "Produit"

Contrairement à l'approche "Projet" qui vise à livrer une solution en production, l'approche "Produit" que doit avoir un Product Owner consiste à apporter de la valeur aux utilisateurs finaux et à l'entreprise. Ici, ton but sera de réfléchir à une amélioration continue du produit en mettant au centre les besoins de tes utilisateurs. Tu es le garant de la vision produit et tu le connais sur le bout des doigts !

Avoir le bon état d'esprit

Si tu as choisi de devenir Product Owner, c'est certainement parce que tu aimes travailler en équipe ! Avec tes interlocuteurs, n'hésite pas à faire preuve de leadership, tout en sachant te remettre en question, et sans donner une impression de hiérarchie (car ce n'est pas ton rôle !). Être curieux et avoir un très bon sens de la communication sont de véritables atouts pour ce rôle !

Savoir dire "non" et poser des questions

En tant que Product Owner, tu auras de nombreux challenges à relever, notamment celui de ne pas pouvoir contenter toutes les demandes de tes parties prenantes ! C'est à toi de prendre les décisions qui vont impacter l'équipe. N'hésite pas également à challenger les demandes qui te seront formulés et à réellement creuser le besoin qui se cache derrière pour trouver LA solution !  

Good is better than perfect

Être un Product Owner, c'est également savoir que le time-to-market est primordial ! Tu vas devoir prioriser les fonctionnalités réellement fondamentales. Ton but n'est pas de reculer la mise en production tant que le produit n'est pas parfait, mais de favoriser les mises en production fréquentes et qui apportent de la valeur à ton produit !

Savoir anticiper les prochaines évolution de ton produit

En tant que Product Owner, tu dois toujours avoir une vision très claire de ton produit mais aussi de ta Roadmap ! En effet, le fait de connaître et planifier l'activité de ton équipe va t’aider dans ta prise de décision. N'hésite pas à anticiper les besoins et à faire preuve de proactivité pour construire ta Roadmap produit.

Ne pas surcharger ton équipe de développement

Comme on l'a évoqué un peu plus haut, le rôle de PO est challengeant car il est souvent confronté à des parties prenantes qui veulent TOUT, tout de suite. C'est pourquoi il est important de ne pas surcharger l'équipe de développement et temporiser les demandes des parties prenantes pour ne pas faire exploser la charge de travail de l’équipe.  

N'oublie pas, un produit se pilote avec des outils analytiques (DATA et métriques) pour connaître tes utilisateurs et leur comportement avec le produit. Ce sont des outils essentiels qui vont te permettre de définir des KPIs à suivre tout au long de l’évolution de ton produit, et qui t’aideront dans ta prise de décision. N'hésite pas à faire appel aux outils (souvent gratuits) qui sont à ta disposition :

  • Google Analytics : pour connaître les données principales de ton produit et mettre en place des dashboards de suivi
  • Contentsquare : pour comprendre les comportements de tes utilisateurs et t’aider à la prise de décision
  • Amplify : pour optimiser la communication autour de ton produit à travers les médias sociaux et à faible coût
  • Ou encore bien d'autres comme : Usabilla, Hotjar etc...

Pour conclure, tes premières journées sont avant tout pour rencontrer ton équipe, t'imprégner des la vision de l'entreprise et comment la stratégie et les objectifs découlent de cette dernière. Enfin, ton rôle en tant que Product Owner est de s'adapter en fonction des différentes parties prenantes que tu vas rencontrer. N'oublie pas de prendre le temps de rencontrer chaque personne qui peut avoir un impact direct ou indirect sur ton produit et/ou ton périmètre.

Ce qu’il faut retenir :

  • Un Product Owner sait s’adapter tout en gardant le cap de la vision produit.
  • Il sait dire non quand il le faut en adaptant sa communication.
  • Il sait embarquer les parties prenantes et créer une relation de confiance avec son équipe.
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Auteur

Anne

Product Manager